Como responder um e-mail de trabalho de forma profissional

Como responder um e-mail profissional sem gafes? Veja algumas dicas de redação e abordagem para se sair bem em uma candidatura ou negociação.

Diante de um primeiro contato profissional ou questões de negócios que precisem ser tratadas com sobriedade e formalidade, saber como responder um e-mail da maneira correta é essencial para manter sua postura e transparecer a seriedade necessária para a temática. Conheça algumas dicas que podem lhe auxiliar a redigi-lo.

Como responder um e-mail de trabalho profissionalmente

Enquanto o excesso da formalidade pode soar estranho, a informalidade não é bem vista em um e-mail redigido em cunho profissional. Pensando nisso, saber como responder um e-mail e estabelecer um linguajar intermediário para tratar de negócios ou possíveis candidaturas de emprego são essenciais para obter sucesso na troca de mensagens.

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Gentileza e Sinceridade

O maior segredo de um e-mail profissional é demonstrar sua gentileza e a sinceridade perante o seu contato sem parecer agressivo ou implorar por uma vaga, negociação, entre outros assuntos.

Diante de um primeiro contato, utilize a mensagem para pedir permissão antes de enviar determinada proposta ou anexar um currículo. Caso contrário, seja cortês, vá direto ao assunto educadamente, com palavras de agradecimento e gentileza sempre que necessárias.

Direto e Sucinto

Grandes empresas e demais profissionais possuem uma diversidade e e-mails para abrir e ler diariamente. Por isso, se estender em demasia no conteúdo pode tornar a leitura desinteressante, desencorajando uma resposta.

A objetividade deve começar logo no assunto do e-mail, onde ao invés de enviar algo como “Informação Importante”, escreva em poucas palavras qual é a informação importante e desperte o interesse para a abertura da mensagem. Quanto ao conteúdo, evite frases vazias, como “venho por meio deste” para designar a finalidade do seu contato; seja direto e não deixe pontas soltas, apresentando seu objetivo logo na primeira linha do e-mail.

Sem Exageros e Informalidades

Em um e-mail profissional, um dos maiores erros de quem o redige é utilizar abreviaturas do cotidiano virtual em uma mensagem profissional. Abreviar palavras cotidianas certamente demonstrará um elevado nível de informalidade e desleixo.

Outro erro relacionado tem como foco os diminutivos e pontuações excessivas. Mesmo que haja qualquer intimidade entre os participantes da conversa, nunca se refira ao destinatário em um diminutivo, cuidando também para evitar os pontos de exclamação, as letras em caixa alta e demais exageros que representem despreparo e agressividade.

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Saudações e Agradecimentos

Ainda que estes não sejam os pontos principais entre as “boas maneiras” de como responder um e-mail profissional, a cordialidade e formalidade de uma saudação e agradecimento adequado com certeza contará pontos.

Para iniciar a mensagem, utilizar os termos “Prezado”, seguido de nome e sobrenome só será necessário caso o cargo ou a ocasião exijam; caso contrário, referir-se pelo nome ou sobrenome são suficientes. Cabe ao remetente considerar o grau de intimidade e adequação de cada termo. O mesmo se aplica ao agradecimento, o qual pode ser redigido com um simples “Atenciosamente”, seguido de seu nome, sobrenome e demais informações nas quais o destinatário poderá entrar em contato, como telefone, Skype, entre outras que julgar importantes. Finalize revisando toda a mensagem, começando pelo assunto, passando pelo conteúdo e, finalmente, pressionando o botão “Enviar”.

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